招标采购是国企业务中的重点和难点,由于招标采购与市场环境关系密切,招标采购流程中的风险要素也是错综复杂,建立内部控制机制、有效应对招标采购风险十分关键。因此国企要重视内部控制制度的建设,不断提升招标采购体系的可靠性。
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招标采购问题
1.内部控制体系覆盖度问题
(1)业务覆盖面窄。国企招标采购制度未必足够完善,对于内部控制的重视程度不够,意味着内部控制的实际权限较小,对于招标采购的约束力有限。即便建立了内部控制机制,实际执行过程中存在执行效率低、执行不及时等问题,甚至导致招标采购管理真空现象,降低招标采购制度的合理性。
(2)制度建设问题。不可否认的是国企构建了内部控制机制,应对招标采购体系中可能存在的问题。但是内部控制体系偏重于招标采购流程的整体性问题,细致性相对欠缺。招标采购实际上是一个风险丛生的业务,部分风险因素的表现力较强,也有很多潜在风险因素。如果内部控制体系过于关注招标采购的全过程,对于招标采购中的风险关注力度不足,实际上降低了内部控制体系的执行效力,无力发现招标采购流程执行中的风险,更遑论风险点的定位与监督。国企招标采购立项未必绝对合理,如果内部控制体系缺位,对于招标采购项目的合理性控制力度不足,无法判断立项是否适应招标采购的要求,则会降低招标采购合理度,对于招标采购项目中的切分现象,应对能力也存在欠缺。
(3)内部控制缺位。部分国企的内部控制体系虽然比较完善,但是在招标采购中并没有实际利用内部控制 ……略…… 标采购公正性。在招标采购流程中设置保证金模式,对投标以及合同履约环境进行约束,保证金设置比例则会影响招标采购最终效果。如果招标采购保证金设置不当,一旦市场环境出现较大波动,可能干扰招标采购的正常进行,造成招标采购中的纠纷。由此体现内部控制的重要作用,提升招标采购应对市场因素冲击的能力,最大限度保证招标采购公正合理。
02
内部控制策略
1.覆盖全部业务过程
当前国企的内部控制体系尚不足够完善,与业务的融合度相对较低,因此企业经营活动中的评估体系偏重事后评估,未能将评估环节前移,注重发挥追责体系的作用,起到的最好结果也就是“亡羊补牢”。在这种模式下,国企工作人员参与内部控制的主动性明显不足,降低了企业响应市场变动的能力。若能建立覆盖业务全过程的内部控制体系,对于优化招标采购体系大有裨益。在遵守国企所在行业法律法规要求的前提下,基于企业现有的招标采购体系,从内部控制的角度出发,注重企业业务制度的规范和统一,梳理招标采购体系,确保招标采购业务真正与内部控制体系融合,发挥内部控制对于招标采购工作的指导作用,最大限度保证招标采购工作公开透明。构建招标采购制度时,需要关注到国企现有招标采购流程中的项目立项、资格审查、开标、定标等常见环节,将招标采购流程作为划分内部控制模块的重要依据。对于招标采购流程中的重点风险控制区域,将其定为风险控制点并形成清单,确保招标采购风险控制点。具体内容如下:
(1)权责划分。招标采购制度的制定,需要内部控制部门牵头进行,同时拟定与招标采购相关的预算、付款等流程。制定招标采购制度的过程中,财务部门提供指导性意见,保证招标采购制度符合国企财务状况。尤其要注意招标采购流程中的风险点,合理划分内部控制人员、财务人员等工作人员的责任,确保招标采购责任快速追溯。
(2)供应商管理。针对国企供应商加强管理力度,内部控制部门定期核查供应商,结合信息化手段建立供应商数据库,对供应商进行动态实时管理,确保供应商信息快速更新。多渠道检索供应商数据信息,掌握供应商的合作情况、合作质量、招标采购履约率等信息,作为评价供应商的重要依据,由此形成供应商等级机制,帮助国企更好地定位供应商,定期发布供应商评级结果。在招标采购的开标环节,提供通过评审的供应商名单信息;内部控制部门要保证供应商信息的可靠性,确定供应商资质过关后签发供应商名单,并将名单提供给开标人员作为参考。
(3)招标采购管理。规范招标采购流程,注意招标采购公告发布的时间;若需要发布招标采购澄清公告,需要确定发布公告的时间范围,确保澄清公告发布得当。关于招标采购的规则,原则上以报价与评标一次性完成为首选,尽量不要设置多次竞标或者不需要的程序。严格执行招标采购公告的时间要求,在公告截止时间之后执行限价、确定采购数量等关键流程。国企与中标单位签订的招标采购合同应当作用合同范本的要求,因此合同范本在招标采购文件体系中扮演重要角色。在发布招标公告的同时,发布合同范本内容;在正式发布合同范本后,范本中的任何内容不能修改。若必须修改招标采购合同范本内容,必须澄清公开修改的内容,否则不能执行修改。关于投标保证金的缴纳,应当严格执行保证金缴纳比例,由投标人缴纳;或者在中标之后,向中标单位收取合同履约保证金。注意设置并利用风险控制点,有效控制招标采购流程中的潜在风险,避免风险因素带来严重后果。
(4)人员管理。完成招标流程后进入到评标阶段,严格执行投标人员选取流程。在内部控制人员监督下,在国企的招标采购关联部门中,随机遴选评标人员,确保评标工作合理公正开展。评标人员不能固定,应当合理有序流动,及时调整评标人员队伍,采用定期轮岗模式,保证评标人员队伍可靠。国企尝试建立评标人员库,将符合评标标准的人员信息列入其中,并作为准评标人员;每次招标结束后,在评标人员库中选择评标人员,同时针对评标人员、准评标人员做好制度宣传培训工作,建立评标相关人员的内部控制意识,加强招标采购业务培训力度。
(5)合同管理。注重招标采购公告与合同内容的关联性,相互之间应当紧密关联,保证招标采购内容的客观公正性,避免招标采购公告中存在不符合要求的内容。加大招标采购公告中关键条款的关注力度,例如招标采购项目货品的质量标准、运输要求、保险条款、约束条款等等,注意关键条款的对比分析,避免招标采购公告中存在明显倾向性的条目,或者与市场普遍标准偏离较多,保证招标采购公告足够公正。另外要验证招标采购关联合同条款内容,确保合同条款客观公正准确。
(6)信息安全。招标采购涉及到国企的重要领域,尤其是在电子招投标模式逐步推行的背景下,注意招标采购中的信息安全很有必要。对于接收电子投保书的账号,需要保证绝对安全;账号密码超过15位,由2~3个人分段管理密码,避免单人获取操作账号的权限。接收电子标书的账号密码必须定期更换,避免密码泄露或者被窃取。对于账号关联手机号所在的手机,由内部控制部门派专人管理,不经允许不能操作该手机,保证账号关联手机的绝对安全。对于评标阶段中的关键信息需要截标处理,否则不能告知评标工作人员以及相关内控工作人员。
(7)沟通机制。针对招标采购拟定的评标方案,需要经过国企管理层的审批方可生效。针对开标过程 ……
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